Comment Ben Hokum & Son a réussi à croître en tirant profit de la puissance de l’information.
Dans notre monde numérique moderne, il est essentiel de maîtriser tous ses processus de production, du début jusqu’à la fin, pour maximiser la rentabilité et l’efficacité. Dans l’industrie de la transformation du bois, il y a peu de procédés plus importants que la gestion adéquate de son inventaire. Une mauvaise gestion entraîne invariablement des délais, des commandes non exécutées et des revenus moindres.
Lorsque Ben Hokum & Son (ci-après, Hokum) nous a approché après avoir été référé par Autolog, l’entreprise de transformation du bois près de Killaloe, Ontario, Canada gérait essentiellement son impressionnant inventaire de bois de spécialité séché à l’air libre manuellement / visuellement. En d’autres mots, chaque fois que Hokum recevait une commande de Falcon Lumber ou du reste de son équipe de ventes pour un produit spécifique, des employés devaient arpenter la cour à bois de près de 1 km2 pour confirmer visuellement la disponibilité du produit avant de continuer. Évidemment, ce mode d’opération engendre des erreurs, fait perdre des produits et des ventes, en plus de contribuer à manquer des opportunités qui se présentent sur le marché.
En plus, cette gestion moins qu’optimale rendait la tâche d’évaluer la taille exacte de l’inventaire, et de prévoir sa production et ses ventes très difficiles. En fait, malgré un inventaire physique trimestriel, toutes les révisions de Hokum relevaient davantage de la divination plutôt qu’être un exercice basé sur des données concrètes. Cette lacune opérationnelle nuisait grandement aux processus de Hokum et était la source d’importants coûts d’opportunités.
La prochaine étape fut d’apposer (manuellement!) des étiquettes UGS à chaque paquet dans la cour pour ensuite les scanner avec des lecteurs de codes à barres portables. Une fois tout l’inventaire de Hokum ainsi scanné, nous l’avons intégré à PMP TeamMate™.
Nos ingénieurs se sont ensuite affairés à adapter PMP WeTrack™, notre solution de gestion d’inventaire pour le bois résineux, pour que les données de Hokum soient disponibles par le Web. Pour ce faire, nous avons utilisé un outil de modélisation et de visualisation afin de créer les interfaces et rapports nécessaires à Hokum et son équipe de ventes. Les données envoyées au système par les paquets qui entrent, sortent et se déplacent dans la cour à chaque étape de production ont permis à tous les intervenants d’avoir accès à l’information nécessaire à leur gestion d’inventaire.
En ajoutant une couche de sécurité, nous avons rendu l’inventaire disponible, par le Web, à l’équipe de ventes. Ceci lui permet maintenant de commander en toute confiance du bois qu’elle sait disponible, et ce de n’importe-quel appareil avec une capacité Web, contribuant grandement à son efficacité.
Ce défi particulier nécessitait une solution qui pouvait palier aux manquements de la méthode de gestion actuelle tout en diminuant la charge de travail pour tous les employés impliqués, par conséquent de l’automatisation.
Le premier obstacle vers l’automatisation de la gestion de l’inventaire de Hokum fut de le numériser. Pour y arriver, nous avons décidé d’utiliser des codes à barres. Avec l’aide de Hokum, nous avons ensuite développé une structure cohérente pour les unités de gestion des stocks (UGS) qui allaient identifier tous les paquets dans la cour à bois.
En ayant des informations toujours à jour, l’équipe de ventes de Hokum peut désormais faire des commandes éclairées. En même temps, les informations temps réel de l’inventaire, combinées aux données opérationnelles, permettent à Hokum de mieux estimer les délais de livraison et d’exécuter plus de commandes de Falcon Lumber, entre autres. Ces informations contribuent aussi à améliorer les communications entre les ventes et les opérations, ce qui alimente les conversations et génère des idées.
Les données de PMP TeamMate combinées à celles de l’inventaire trimestriel permettent à Hokum d’avoir une vision plus claire de la valeur de ses stocks, ce qui améliore les prévisions. Le résultat : les opérations sont aux commandes, n’ayant plus à attendre d’informations vitales à son fonctionnement.
Maintenant capable d’exécuter ses commandes avec une confiance accrue et une meilleure compréhension de son inventaire, Hokum a désormais l’agilité nécessaire pour mieux planifier et ainsi croître.
Grâce aux puissants outils de PMP SOLUTIONS, les employés de Hokum ont toute la description (longueurs, grades, date de production, etc.) et l’emplacement exact des paquets dans la cour, pour un travail plus rapide et efficace, ce qui contribue grandement à leur satisfaction.
